Software per la fatturazione professionale: cos’è e come sceglierlo

Dotarsi di un buon software per la fatturazione professionale è un passo fondamentale per le imprese e i liberi professionisti che vogliono risparmiare tempo ed evitare errori nella fatturazione. Errori che, per inciso, possono costare caro, se si considerano le sanzioni cui gli autonomi e le società sono soggetti.

L’offerta di software per la fatturazione professionale è cresciuta negli ultimi anni dunque è legittimo avvertire il classico imbarazzo della scelta. Dunque, è utile fornire qualche consiglio a riguardo. Lo faremo in questa guida, che si concluderà con la presentazione di uno dei software più promettenti: Invoicex.

La vera utilità del software di fatturazione professionale

Lo scopo principale dei software per la fatturazione professionale è agevolare l’elaborazione delle fatture in forma cartacea ed elettronica e predisporre l’invio di queste ultime al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate. In questo modo, l’utente, ovvero il professionista o l’impresa che utilizza il software, assolve i suoi obblighi riguardanti la fatturazione e allo stesso tempo pone in essere le condizioni necessarie all’esecuzione dei pagamenti da parte dei propri clienti.

Tuttavia, il software di fatturazione professionale può e deve essere anche altro. Per esempio, uno strumento per gestire la sfera burocratica e amministrativa della propria attività. Può e dev’essere un collettore di informazioni riguardanti i clienti, le entrate e le uscite. Può e dev’essere uno strumento statistico per tenere conto e analizzare di volta in volta l’andamento dell’attività.

Insomma, uno strumento di gestione a trecentosessanta gradi, che velocizza le operazioni più noiose, ma comunque importanti. Un alleato per risparmiare tempo e conferire ordine alle attività.

Come scegliere un software per la fatturazione professionale

Alla luce di ciò, risulta evidente come la scelta del software per la fatturazione professionale non possa essere lasciata al caso o essere presa sottogamba. In particolare, è necessario che il software in questione risponda a determinati requisiti, vanti determinate caratteristiche. Ecco quali.

• Interfaccia intelligente. I software possono mettere a disposizione svariati servizi e numerosi tool. Da qui, il rischio che la loro interfaccia risulti ostica e difficile da padroneggiare. Ebbene, un buon software, a prescindere dalla quantità di azioni che permette di compiere, deve presentare una interfaccia user-friendly, che possa essere padroneggiata in pochi clic. Ciò facilita l’utilizzo da parte del professionista e del suo staff, consente di sfruttarne le potenzialità fin dalle prime battute.
• Presenza di funzionalità aggiuntive. Il minimo che un software di fatturazione possa fare è offrire strumenti di elaborazione e invio delle fatture. Tuttavia, come abbiamo visto, deve fare anche altro. Dunque, prima di optare per questo o quel software è necessario verificare la presenza di altre funzionalità. In particolare, la possibilità di personalizzare le fatture (in modo da trasformarle in uno strumento di comunicazione), di tenere conto delle entrate, di memorizzare informazione sui clienti, di impostare memo sul pagamento delle tasse e altro ancora.
• Presenza di meccanismi di controllo. Questo è un aspetto importante e spesso trascurato. La verità è che, quando si compilano le fatture, l’errore è dietro l’angolo. Stiamo parlando di errori formali o anche sostanziali, che possono causare ingenti sanzioni. Un buon software di fatturazione è anche un software di controllo, che rileva gli errori e li comunica.
• Sicurezza e affidabilità. Ovviamente, il software dev’essere “impenetrabile” e quindi porre l’utente al sicuro dai tentativi di hackeraggio, di violazione degli account. L’autenticazione a due fattori dev’essere sempre presente.
• Compatibilità con altre applicazioni. Altro aspetto importante, in quanto consente di importare ed esportare i dati in maniera rapida e veloce, senza doverli caricare manualmente. La questione delle integrazioni è fondamentale ma anche complessa, ed è un elemento che differenzia i software migliori da quelli mediocri.

Le novità di Invoicex

Tra i software per la fatturazione professionale in grado di fornire un vero supporto alle attività di professionisti e imprese spicca Invoicex. Si caratterizza per l’abbondanza di funzionalità aggiuntive, per l’interfaccia user-friendly, per la sicurezza e l’affidabilità.

Invoicex è disponibile in numerose versioni che si differenziano per il costo e per la quantità di servizi messi a disposizione, sicché si rivolge a una vasta gamma di attività. Una versione è addirittura gratuita e nonostante ciò aderisce a standard elevati.